Im E-Mail-Anhang liegt eine Rechnung mit der Endung .xml. Beim Öffnen erscheinen Feldnamen und Zahlen statt einer übersichtlichen Rechnung. Mit unserem kostenlosen E-Rechnungsöffner machst du die enthaltenen Rechnungsdaten im Browser lesbar. Du siehst, wer die Rechnung gestellt hat, welche Leistungen berechnet werden und welche Beträge ausgewiesen sind.
Die erste Version öffnet eigenständige Rechnungs-XML-Dateien in den unterstützten UBL- und CII-Strukturen. Deine Rechnungsdatei wird lokal im Browser ausgelesen. Für die Anzeige brauchst du kein Benutzerkonto.
Stand: 28. Oktober 2026. Die fachlichen Hinweise beziehen sich auf die unten verlinkten Primärquellen.
XML-Rechnung in drei Schritten öffnen
- Anhang speichern. Lade die erhaltene XML-Datei aus deinem E-Mail-Programm auf dein Gerät herunter. Behalte diese Datei als Original.
- Datei auswählen. Öffne den E-Rechnungsöffner und wähle die Datei aus oder ziehe sie in das Eingabefeld.
- Rechnungsdaten lesen. Vergleiche Rechnungssteller, Empfänger, Leistungen und Beträge mit dem, was du bestellt oder vereinbart hast. Kopiere benötigte Zahlungsangaben aus der Ansicht.
Du musst dafür keine XML-Felder bearbeiten und keine Buchhaltungssoftware einrichten. Die Ansicht ordnet die ausgelesenen Daten zu einer lesbaren Rechnung. Sie ändert die ausgewählte Originaldatei nicht.
Wenn du das Tool zunächst kennenlernen möchtest, verwende eine Rechnung ohne vertrauliche Angaben oder die angebotene Beispieldatei. So erkennst du den Aufbau, bevor du deine eigene Datei auswählst.
Welche Dateien unterstützt der E-Rechnungsöffner?
Du kannst jeweils eine XML-Datei mit bis zu 5 MB öffnen. Unterstützt sind die erkannten EN-16931-, XRechnung- und Peppol-Billing-Profile. Die Endung .xml allein sagt noch nicht, welche Daten eine Datei enthält. Auch Produktlisten, Einstellungen und andere Dokumente können als XML gespeichert sein. Der Öffner ist für Rechnungsdaten in unterstützten UBL- und CII-Strukturen vorgesehen.
| Erhaltene Datei | Was dahintersteckt | In der ersten Version |
|---|---|---|
| XRechnung als XML | Strukturierte Rechnungsdaten in UBL oder CII | Lesbar anzeigen |
| Weitere unterstützte Rechnungs-XML in UBL oder CII | Rechnungsdaten in einer erkannten Struktur | Lesbar anzeigen |
| ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF | PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten | PDF-Container noch nicht unterstützt |
| Gewöhnliches PDF, Scan oder Foto | Sichtbare Rechnung ohne automatisch auslesbare Rechnungs-XML | Nicht unterstützt |
ZUGFeRD ist deshalb kein anderes Wort für eine lose XML-Datei. Das hybride Format verbindet eine PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Daten. Diese Unterscheidung beschreibt das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Die zugrunde liegenden XML-Daten lassen sich grundsätzlich gesondert verarbeiten; die erste Toolversion entpackt sie jedoch nicht aus einem PDF.
Warum Rechnungen als XML ankommen
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Angaben, die Software weiterverarbeiten kann. XML-Felder übernehmen dabei Aufgaben, die auf einer gedruckten Rechnung durch Überschriften und Tabellen erkennbar sind. Ein Viewer übersetzt diese Struktur in eine Ansicht für Menschen. XRechnung unterstützt die beiden XML-Syntaxen UBL und CII. KoSIT: Standard XRechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; das betrifft auch Kleinunternehmer. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen. Empfang und eigene Rechnungserstellung solltest du deshalb getrennt betrachten. Die Einzelheiten erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ, Stand März 2026.
Dass die praktische Nutzung noch hakt, zeigt eine aktuelle ZDH-Umfrage: Anfang 2026 beteiligten sich 1.926 Handwerksbetriebe aus 52 Handwerkskammern. Der Verband berichtet unter anderem von Problemen beim Auslesen und Zuordnen von Rechnungsdaten. Die Ergebnisse beschreiben die teilnehmenden Handwerksbetriebe; sie sind keine Aussage über jedes Unternehmen. ZDH: Umfrageergebnisse vom 18. Mai 2026.
Diese Angaben solltest du in der Ansicht lesen
Beginne mit Rechnungssteller und Empfänger. Stimmen die Unternehmen und die Rechnungsnummer? Danach folgen die einzelnen Leistungen, Mengen, Preise und ausgewiesenen Steuerbeträge. Für deine weitere Bearbeitung sind außerdem Zahlungsbedingungen und Bankverbindung relevant, soweit sie in der Datei enthalten sind.
Ein fiktives Beispiel: Du erwartest eine Rechnung über eine Wartungsleistung. In der Ansicht erkennst du statt technischer Feldnamen die Leistungsbeschreibung und den angegebenen Betrag. Jetzt kannst du die Rechnung deinem Auftrag zuordnen und Rückfragen mit Rechnungsnummer und betroffener Position stellen.
Fehlt eine Angabe, kläre sie anhand des Originals oder mit dem Absender. Eine leere Anzeige ist keine Bestätigung, dass ein Betrag null ist oder die Angabe entfallen darf.
Lesbare Anzeige und Rechnungsprüfung unterscheiden
Der E-Rechnungsöffner ist eine Lesehilfe. Er führt keine vollständige technische Validierung durch und bestätigt keine steuerliche Gültigkeit. Eine Datei kann darstellbar sein und trotzdem fehlerhafte oder fehlende Angaben enthalten.
Eine technische Validierung prüft zusätzliche Regeln des jeweiligen Rechnungsformats. Ob die berechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde und zu deiner Bestellung passt, musst du unabhängig davon klären. Auch eine korrekt angezeigte Bankverbindung belegt nicht, dass sie zum richtigen Zahlungsempfänger gehört.
Wird eine Datei nicht erkannt, bleiben unterschiedliche Ursachen möglich: eine nicht unterstützte Struktur, beschädigtes XML oder eine Datei, die gar keine Rechnung enthält. Bitte den Absender bei Unklarheiten um eine passende Datei. Eine umbenannte PDF-Datei wird durch die Endung .xml nicht zur XML-Rechnung.
Die ursprüngliche Rechnungsdatei aufbewahren
Behalte die empfangene Originaldatei auch dann, wenn die Rechnung jetzt gut lesbar ist. Eine Bildschirmansicht oder ein Ausdruck ersetzt die strukturierten Rechnungsdaten nicht.
Das BMF erläutert, dass zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren ist. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre; Sonderfälle können eine längere Aufbewahrung erfordern. BMF-FAQ, Frage 13, § 14b UStG.
Ordne die Datei deinem bestehenden Rechnungseingang und Aufbewahrungsprozess zu. Der Öffner legt kein Rechnungsarchiv für dich an. Das bloße Öffnen im Browser sichert die Datei nicht dauerhaft für deinen Betrieb.
Häufige Fragen zum Öffnen einer XML-Rechnung
Brauche ich dafür ein kostenpflichtiges Programm?
Für die Anzeige einer unterstützten XML-Rechnung genügt unser kostenloses Browsertool. Rechnungsverarbeitung und Archivierung sind eigene Aufgaben.
Kann ich hier eine ZUGFeRD-PDF öffnen?
Die erste Version liest eigenständige XML-Dateien. PDF-Dateien mit eingebettetem XML werden noch nicht verarbeitet. Du erkennst den Unterschied in der Formattabelle oben.
Wird die Rechnung zu ONLINEREICH hochgeladen?
Die ausgewählte Rechnungsdatei wird für die Anzeige lokal in deinem Browser verarbeitet. Die Rechnungsinhalte werden dafür nicht an ONLINEREICH übertragen.
Ist die Rechnung gültig, wenn sie angezeigt wird?
Die Darstellung bestätigt die Lesbarkeit der ausgelesenen Angaben. Sie ersetzt weder eine vollständige Formatvalidierung noch deine sachliche Rechnungsprüfung.
Öffne jetzt deine XML-Rechnung im kostenlosen E-Rechnungsöffner.
